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业务档案管理办法
发布日期:2015年01月27日

一、全所业务档案的管理工作由办公室兼职专人负责。业务档案管理人员要严格执行《档案法》。分管办公室的所领导要加强对业务档案管理工作的监督与检查。

二、业务档案的归档材料包括以下11种:

1.上级领导机关颁发的业务工作性质的文件材料。

2.上级领导机关召开的重要业务会议材料;全国性和全省性社团组织召开的重要业务会议材料(如学会、专业会、网会……)。

3.上级领导机关视察本所工作时的题词、讲话、声像等重要材料。

4.本所召开的业务会议材料,包括会议通知、领导的报告或讲话、代表发言、会议记录、会议总结、简报、典型材料、会议的决议或决定等。

5.本所的业务工作计划、发展规划、改革方案、工作总结、统计材料、大事记等。

6.各科室业务工作协议、承包合同、责任书、对外签定的技术合同等。

7.各科室在业务工作中形成的有保存价值的各种材料,如课题(项目)的开题报告、合同、试验记录、工艺技术总结、课题研究报告、咨询报告、可行性研究报告、评审或鉴定材料、成果申报与获奖材料,科室业务工作总结,反映主要职能工作的出版物定稿和样本,业务考察报告等。

8.本所基建项目的各种资料(如土地使用、基建文件、设计图、预决算、竣工资料、产权证书等)、大型设备仪器的说明书。

9.全省情报职能工作和学会工作业务资料。

10.中情所、兄弟省所,省内情报机构交流的业务资料。

11.其它有保存价值的业务资料,如所领导的业务工作笔记本,科技人员试验研究笔录和图像资料等。

不属上述归档范围的业务资料(如查新报告),由科室自行建档保管。

三、业务档案的管理实行“分级负责,统一保管,及时上交,按期归档”的制度。视业务档案材料的形成过程,分别由职工个人、课题(项目)组、科室负责整理并填写移交清单,在该项业务工作结束10日内移交业务档案管理人员统一保管。业务档案管理人员应在3日内立卷归档。按照“准确、及时、完整齐全和规范化”的要求做好档案工作。

四、业务档案管理人员必须加强责任心,切实加强防火、防盗、防潮、防蛀、防腐蚀措施,保证业务档案的安全。每年全面检查核对一次,发现问题及时解决。

五、本办法第二款规定的各种材料,必须按照要求及时移交归档,任何人不得据为已有。退休和调离职工必须将在业务和公务活动中形成的材料整理后交科室或课题(项目)负责人审核,再按程序移交办公室立卷归档。未办理档案材料移交的,办公室不得办理人事调动手续。

六、因业务工作需要,所内人员可到办公室查阅业务档案材料,但必须办理登记查阅手续。所外人员查阅业务档案和所内外人员查阅密级业务档案材料均需经分管所领导批准。

七、业务档案不得擅自销毁。凡需销毁的业务档案,由管理人员登记造册,报分管所领导审核、批准后方能销毁。密级材料还必须由管理人员到指定场所监督销毁。

八、属密级业务档案,按《保密原则》管理。

九、本办法经所务会批准,自199781日起试行。